Response time merupakan salah satu faktor yang menentukan jalannya proses penjualan dalam bisnis Anda. Semakin cepat waktu yag Anda butuhkan untuk melakukan follow-up pada leads maka semakin tinggi peluang Anda untuk melakukan closing. Lead adalah bahan bakar dalam marketing engine Anda, namun sayangnya lead tidak akan bertahan lama dalam posisi ‘hot’.
Response time lead dapat membantu Anda dalam melakukan kualifikasi prospek dan mengkonversikannya menjadi calon pembeli. Dalam perkembangan dunia digital, 57% dari prospek telah terlebih dahulu melakukan analisis sebelum memutuskan untuk menghubungi suatu bisnis. Artinya, prospek Anda telah terlebih dahulu mengumpulkan informasi terkait dengan bisnis Anda dan kompetitor yang akan dijadikan acuan untuk perbandingan.
Lead response time studi yang dilakukan oleh Professor James oldroyd dari MIT menunjukkan bahwa lebih dari 2200 perusahaan, rata-rata membutuhkan waktu respon 42 jam. Anda mungkin beranggapan bahwa ini termasuk cepat, hanya membutuhkan waktu 2 hari, bukan? Akan tetapi coba tempatkan diri Anda diposisi prospek.
Apabila Anda telah melakukan analisa dan siap untuk melakukan percakapan dengan vendor, katakanlah pada hari selasa siang, bagaimana Anda akan menanggapinya apabila kamis pagi? Anda mungkin sudah menyortir email yang masuk, atau bahkan telah berbicara dengan setidaknya satu vendor lain. Walaupun Anda mungkin belum melakukan pembelian. Hal ini tentu saja akan mempengaruhi tingkat kepercayaan dan niat pembelian dari calon prospek Anda. Itulah sebabnya memberikan respon waktu yang cepat dapat menjadi solusi agar Anda tidak kehilangan prospek.
Studi kasus yang lain dari Professor Oldroyd, dalam web-generated lead menunjukkan bahwa dalam satu jam pertama, pengkualifikasian lead turun 21x lipat di pertengahan 5 menit pertama dan 30 menit awal. Kesempatan untuk mengkualifikasikan lead turun sebesar 4 kali dalam jeda waktu kurang dari lima-sampai-sepuluh-menit.
Waktu terbaik untuk melakukan Cold Call
Mari kita lihat kembali ke 42 jam statistik dari Professor Oldroyd. Studi respons waktu manajemen secara efektif mengatakan bahwa sebagian besar bisnis menjangkau hot lead dalam waktu setidaknya 41 jam dan 55 menit, dan setelah 20 jam berlalu, melakukan panggilan justru malah dapat merusak kualifikasi lead. Sekarang, Anda tidak melakukan panggilan terhadap semua orang dalam lima menit pertama, tetapi dengan data yang dapat mengarahkan penjualan Anda, Anda dapat memanfaatkan panggilan dengan memanfaatkan orang yang tepat di waktu yang tepat.
Bingung dengan maksud pernyataan diatas? Maksudnya adalah Anda membutuhkan strategi yang tepat dalam melakukan panggilan terhadap lead yang tidak bisa Anda respon dalam kurun waktu lima menit pertama. Menurut Oldroyd, coba hindari hari senin dalam melakukan panggilan terhadap lead, hari terbaik untuk melakukan panggilan merupakan hari rabu dan kamis. Waktu yang paling tepat untuk melakukan cold call pada hari kamis, memiliki 49,7% lebih baik dibandingkan dengan hari selasa(hari terburuk). Lakukan cold call mulai pada jam 4:00 hingga jam 6:00 malam, ini akan menghasilkan 114% lebih berhasil daripada menelpon di jam 11:00 sampai 12:00 siang, ketika orang sedang dalam masa istirahat atau makan siang mereka.
Untuk prospek yang dihubungi dan memenuhi syarat, 8:00 hingga 9:00 pagi dan 4:00 hingga 5:00 siang merupakan waktu yang terbaik, dengan jendela 8-ke-9 melebihi penurunan setelah makan siang sebesar 164 persen. Menentukan strategi waktu panggilan dapat meningkatkan 2x lipat tingkat keberhasilan apabila lead Anda berada di waktu jeda yang tepat.
Kenali Audiens Anda
Saran diatas mungkin saja tidak bisa Anda terapkan dalam bisnis Anda karena satu dan dua hal lain. Anda perlu mengenali audiens Anda melalui data yang telah Anda miliki. Gunakan data yang Anda miliki untuk menganalisa kebiasaan dari pelanggan Anda. Ketika Anda melihat pola atau lonjakan aktivitas, maka itulah saatnya Anda menjalankan strategi cold call Anda. Menjadi first caller, menempatkan Anda di depan kompetitor dalam respon waktu. Namun tentunya, selain memberikan respon waktu yang baik terhadap prospek Anda juga harus dapat memsatikan bahwa servis atau produk yang Anda tawarkan akan emmenuhi ekspektasi pembeli. Menjadi yang pertama dalam memberikan respon lead akan membantu Anda untuk strives for success.
